Çevrim İçi ve Hibrit Arabuluculuk

Arabuluculuk görüşmesi için tarafların her zaman aynı odada bulunması gerekmez. Görüşmenin tamamı görüntülü iletişimle yapılabilir. Bazı kişiler toplantı odasında bulunurken bazıları uzaktan katılabilir. İkinci yöntem genellikle hibrit arabuluculuk olarak adlandırılır.

Uzaktan katılım yalnızca görüntülü görüşme bağlantısı göndermek değildir. Kimlik, temsil yetkisi, gizlilik, söz hakkı, belge paylaşımı ve imza aşamaları baştan planlanmazsa teknolojinin sağladığı kolaylık yeni riskler yaratır.

Hangi yöntem ne anlama gelir?

Bir yöntem diğerinden kendiliğinden üstün değildir. Uyuşmazlığın niteliği, tarafların teknolojiye erişimi, güvenlik ihtiyacı, belge yoğunluğu ve katılımcıların bulunduğu yer birlikte değerlendirilmelidir.

Çevrim içi görüşme de gerçek bir arabuluculuk sürecidir

Kısa bir telefon görüşmesi yapıp tarafın ne söylediğini anlamadan dosyayı kapatmak, sağlıklı bir arabuluculuk görüşmesi değildir. Arabulucu; tarafların süreç hakkında bilgilendirilmesini, kendilerini ifade edebilmesini ve kararlarını serbestçe verebilmesini sağlamalıdır.

Çevrim içi ortamda da temel ilkeler değişmez:

• Arabulucu tarafsız davranır.
• Tarafların süreçte eşit biçimde yer alması gözetilir.
• Gizlilik korunur.
• Tarafın kendi kararını vermesi esastır.
• Anlaşma baskıyla kurulamaz.
• Arabulucu hukuki karar veren hâkim gibi davranamaz.

Teknoloji, bu ilkelerin yerine geçmez; uygulanma biçimini değiştirir.

Toplantıdan önce kararlaştırılması gerekenler

Toplantı davetinde veya ön görüşmede en az şu konular açıklığa kavuşturulmalıdır:

1. Kullanılacak iletişim aracı ve bağlantı bilgisi
2. Toplantının tarihi, saati ve tahmini süresi
3. Katılacak kişilerin adları ve sıfatları
4. Kimlik ve temsil yetkisinin nasıl doğrulanacağı
5. Belgelerin hangi güvenli yolla paylaşılacağı
6. Görüşmenin kaydedilmeyeceği ve üçüncü kişilerin izinsiz bulunamayacağı
7. Bağlantı kesilirse kullanılacak yedek iletişim yöntemi
8. Ayrı görüşmelerin nasıl yapılacağı
9. Son tutanak veya anlaşma belgesinin nasıl imzalanacağı

Taraflardan biri kullanılması planlanan araca erişemiyorsa bunu “katılmak istemiyor” diye yorumlamak doğru olmaz. Telefon, farklı bir görüntülü görüşme aracı, fiziksel toplantı veya hibrit katılım gibi uygulanabilir seçenekler değerlendirilmelidir.

Kimlik ve yetki kontrolü

Ekranda görünen ad, kişinin kimliğini kanıtlamaz. Arabulucu kimlik doğrulama yöntemini dosyanın koşullarına göre belirlemeli; gereksiz kişisel veri toplamamalıdır.

Bir şirket veya başka bir tüzel kişi adına katılan kişinin temsil yetkisi ayrıca kontrol edilir. Toplantıya katılabilmek ile şirket adına anlaşma imzalayabilmek aynı şey değildir. Yetkinin kapsamı, süresi ve gerekiyorsa parasal sınırı görüşmeden önce incelenmelidir.

Kimlik belgesinin toplantı ekranında gösterilmesi gerekirse belgenin gereksiz alanlarının görünmesi önlenebilir. Belgenin kopyasını alışkanlıkla saklamak yerine, saklamanın gerçekten gerekli olup olmadığı değerlendirilmelidir.

Odada kimler var?

Çevrim içi görüşmenin en önemli sorunlarından biri kamera dışında kimin bulunduğunun bilinmemesidir. Taraf, bir yakınının veya yöneticisinin baskısı altında olabilir. Başka biri konuşulanları dinliyor ya da mesajla yönlendiriyor olabilir.

Arabulucu toplantının başında katılımcılardan bulundukları ortamı ve yanlarında başka biri olup olmadığını açıklamalarını isteyebilir. Görüşme sırasında kuşku doğarsa bunu yeniden sorabilir. Gerekirse tarafla kısa bir ayrı görüşme yaparak serbest iradeyi kontrol edebilir.

Destek kişisinin katılması otomatik olarak yanlış değildir. Ancak kim olduğu, neden bulunduğu ve gizliliğe uyacağı bütün katılımcılarca bilinmelidir. Katılım, diğer tarafın söz hakkını veya güvenliğini bozmamalıdır.

Kayıt yapmak neden sorunludur?

Ses veya görüntü kaydı kişisel veri işleme niteliği taşıyabilir; ayrıca arabuluculuğun gizliliğini ve tarafların güvenini zedeleyebilir. Toplantı aracında kayıt düğmesinin bulunması kayıt yapılabileceği anlamına gelmez.

Taraflar toplantı başlamadan önce izinsiz ses, görüntü veya ekran kaydı yapılmaması konusunda açıkça bilgilendirilmelidir. Otomatik yazıya dökme, yapay zekâ toplantı asistanı ve bulut kaydı özellikleri de aynı dikkatle ele alınmalıdır. Bu hizmetler konuşmaları başka sistemlere aktarabilir veya saklayabilir.

“Herkes kabul etti” denilmesi tek başına bütün gizlilik, kişisel veri ve hukuka uygunluk sorunlarını çözmeyebilir. Kayıt düşünülüyorsa amacı, hukuki dayanağı, saklama süresi, erişecek kişiler ve güvenliği somut biçimde değerlendirilmelidir. Olağan uygulamada kayıt yapmamak daha güvenli yaklaşımdır.

Belge ve veri güvenliği

Toplantı bağlantısı herkese açık bir internet sayfasında paylaşılmamalıdır. Bağlantı yalnızca katılımcılara gönderilmeli; mümkünse bekleme odası, parola ve katılımcı kabulü gibi korumalar kullanılmalıdır.

Belgelerde kimlik numarası, adres, sağlık bilgisi, ticari sır veya banka bilgisi bulunabilir. Bu nedenle:

• belge yalnızca gerekli kişilerle paylaşılmalı,
• yanlış alıcı riski kontrol edilmeli,
• herkesin düzenleyebildiği açık bağlantılardan kaçınılmalı,
• kişisel cihaz ve ortak bilgisayar kullanımı dikkate alınmalı,
• ekran paylaşımından önce ilgisiz dosya ve bildirimler kapatılmalı,
• dosyaların nerede ve ne kadar süre tutulacağı belirlenmelidir.

Arabuluculuğun gizli olması, kullanılan her iletişim aracının kendiliğinden güvenli olduğu anlamına gelmez.

Hibrit toplantıda eşitliği korumak

Hibrit toplantıda fiziksel odadaki kişiler birbirlerinin beden dilini daha iyi görür, aralarda konuşabilir ve belgeleri birlikte inceleyebilir. Uzaktan katılan kişi ise ses gecikmesi yaşayabilir veya konuşmaya girmekte zorlanabilir.

Arabulucu bu farkı azaltmak için:

• bütün katılımcıların birbirini görebilmesini ve duyabilmesini sağlar,
• söz sırasını daha belirgin yönetir,
• odada yapılan yan konuşmaları önler,
• gösterilen belgenin uzaktaki kişiye de aynı anda ulaşmasını sağlar,
• teknik sorun yaşayan kişiye ek süre verir,
• uzaktan katılan tarafın süreci gerçekten takip edip etmediğini kontrol eder.

Ekrandaki katılımcıyı pasif izleyiciye dönüştüren bir hibrit toplantı, görünüşte ortak ama gerçekte dengesiz olabilir.

Ayrı görüşmeler çevrim içinde nasıl yapılır?

Arabulucu taraflarla ayrı ayrı görüşebilir. Bunun için dijital “ayrı oda” kullanılabilir veya diğer katılımcılar geçici olarak toplantıdan çıkarılabilir.

Teknik düzen güven vermelidir. Yanlış kişinin ayrı odaya alınması veya sesin ana toplantıya taşınması ciddi gizlilik ihlali doğurabilir. Arabulucu ayrı görüşmede öğrendiği bilgiyi, ilgili tarafın izni olmadan diğer tarafa aktarmamalıdır.

Ayrı görüşme bitince arabulucu hangi bilginin paylaşılabileceğini açıkça teyit etmelidir.

Bağlantı kesilirse ne olur?

Bağlantı sorunu tarafın kabulü veya reddi olarak yorumlanamaz. Görüşme durdurulmalı, ilgili kişiye yeniden bağlanma fırsatı verilmelidir. Görüşmenin önemli bir kısmını kaçıran katılımcı bilgilendirilmeden müzakereye devam edilmemelidir.

Yedek plan basit olabilir: Belirli bir süre yeniden bağlantı denenir; olmazsa telefonla yalnızca yeni toplantı zamanı kararlaştırılır. Özellikle anlaşma metni görüşülürken yalnızca sesin gelmesi, kişinin metni gördüğü varsayımına dönüştürülmemelidir.

Elektronik imza ile taranmış imza aynı değildir

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu anlamındaki güvenli elektronik imza, kural olarak elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Fakat her dijital işlem güvenli elektronik imza değildir.

Şunlar birbirinden ayrılmalıdır:

• güvenli elektronik imza,
• başka tür elektronik onay veya imza hizmetleri,
• imzalı sayfanın taranıp gönderilmesi,
• belgeye yapıştırılan imza görseli,
• e-postayla “kabul ediyorum” denilmesi.

Bu yöntemlerin hukuki etkisi aynı olmayabilir. Ayrıca kanunda resmî şekle veya özel merasime bağlanan işlemler ile bazı teminat işlemleri bakımından güvenli elektronik imzanın da istisnaları vardır. Taşınmaz devri veya sınırlı ayni hak kurulması gibi özel alanlarda genel elektronik imza açıklamasına dayanılarak işlem kurulamaz; özel kanuni usul izlenmelidir.

Arabuluculuk sonunda düzenlenecek belgenin türü, imzalayacak kişiler ve imza yöntemi daha metin hazırlanmadan belirlenmelidir. İmza aşaması, toplantı sonuna bırakılacak bir teknik ayrıntı değildir.

Kurgusal örnek olay

Bu olay tamamen kurgusaldır. Gerçek kişi veya dosyaya dayanmaz.

Ankara’daki bir tedarikçi ile İzmir’deki alıcı çevrim içi görüşmeye katılır. Alıcı adına toplantıya şirket çalışanı girer. Görüşmenin başında çalışanın şirket adına ödeme planı kabul etmeye yetkili olup olmadığı belli değildir. Ayrıca tedarikçinin ekranında otomatik toplantı özeti hazırlayan bir uygulama açıktır.

Arabulucu görüşmeye doğrudan başlamaz. Otomatik kayıt ve özet özelliği kapatılır. Katılımcılar ve odada bulunan kişiler belirlenir. Şirket çalışanının temsil ve imza yetkisi incelenir. Yetkinin sınırlı olduğu anlaşılınca, yetkili kişinin sonraki oturuma katılması kararlaştırılır. Taslak ödeme planı güvenli kanaldan paylaşılır; ancak yetki tamamlanmadan anlaşma kurulmuş gibi davranılmaz.

Buradaki başarı, toplantının hızlı bitmesi değildir. Gizlilik ve yetki sorunları fark edilerek uygulanamayacak bir metnin önlenmesidir.

Sık yapılan hatalar

Bağlantıya katılan herkesi yetkili saymak

Kimlik, görev ve imza yetkisi ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

Kameranın açık olmasını tek başına yeterli görmek

Kamera dışında bulunan kişi, başka ekran veya mesajlaşma kanalı görünmeyebilir.

Toplantıyı izinsiz kaydetmek

Platformun kayıt özelliği hukuki izin yerine geçmez.

İmza biçimini en sona bırakmak

Tarafların kullanamayacağı bir imza yöntemi anlaşmanın tamamlanmasını geciktirebilir.

Hibrit toplantıda odadakilere ağırlık vermek

Uzaktan katılan kişinin söz ve bilgiye erişimi özellikle korunmalıdır.

Teknik kesintide müzakereye devam etmek

Tarafın duymadığı veya görmediği bir metni kabul ettiği varsayılamaz.

Çevrim içi toplantı kontrol listesi

• Kullanılacak aracı ve yedek planı biliyorum.
• Bağlantıyı yalnızca yetkili katılımcılarla paylaştım.
• Sessiz ve mahrem bir ortamdayım.
• Kulaklık, mikrofon, kamera ve internet bağlantısını denedim.
• Katılacak kişileri ve sıfatlarını önceden bildirdim.
• Kimlik ve temsil yetkisi belgeleri hazır.
• İzinsiz kayıt ve otomatik özet araçları kapalı.
• Paylaşacağım belgelerde gereksiz kişisel verileri kontrol ettim.
• Ekran paylaşımından önce ilgisiz bildirimleri kapattım.
• Ayrı görüşmenin gizlilik düzenini biliyorum.
• İmza yöntemini toplantıdan önce netleştirdim.
• Bağlantı kesilirse bunun kabul veya ret sayılmayacağını biliyorum.

Kısa sorular

Arabuluculuk mutlaka yüz yüze mi yapılır?

Hayır. Uygun koşullar sağlandığında görüşmeler uzaktan veya hibrit biçimde yürütülebilir. Ancak somut dosyada güvenlik, erişim, eşit katılım ve özel şekil şartları ayrıca değerlendirilir.

Kamerayı açmak zorunlu mu?

Her durum için tek cümlelik bir cevap verilemez. Kimlik, serbest irade ve ortam güvenliği bakımından görüntü gerekebilir. Teknolojik imkânı olmayan kişinin sürece erişimi de gözetilmelidir.

Toplantının ekran görüntüsünü alabilir miyim?

İzinsiz ekran görüntüsü gizlilik ve kişisel veri sorunları doğurabilir. Toplantıda ihtiyaç duyulan belge, kontrollü belge paylaşımı yoluyla edinilmelidir.

PDF’ye imza resmi eklemek güvenli elektronik imza mıdır?

Hayır. İmza görseli eklemek, 5070 sayılı Kanun’daki güvenli elektronik imza değildir.

Yurt dışından katılabilir miyim?

Teknik olarak mümkün olabilir. Fakat kimlik, temsil, saat farkı, veri aktarımı, belgenin imzalanması ve özel şekil şartları önceden değerlendirilmelidir.

Mevzuat ve güncellik notu

Bu bölüm; 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu’nun temel ilkeleri ve gizlilik hükümleri, Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu Yönetmeliği, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile kişisel verilerin korunmasına ilişkin genel kurallar dikkate alınarak hazırlanmıştır. Çevrim içi araç seçimi, kayıt, veri aktarımı ve imza yöntemi somut olaya göre ayrıca değerlendirilmelidir. Kullanılan platformun teknik özelliği, hukuki uygunluğu tek başına garanti etmez.

Son kontrol: 6 Ağustos 2026 Uyarı: Bu bölüm genel bilgilendirme amacı taşır; hukuki danışmanlık veya bilgi güvenliği danışmanlığı değildir.