Davet, İlk Temas ve İlk Toplantı

Arabuluculukta ilk temas, sürecin tonunu belirler. Taraf, hiç tanımadığı bir numaradan gelen telefonu dolandırıcılık sanabilir. Arabulucu ise ulaşamadığı kişinin sürece katılmak istemediğini düşünebilir.

Bu nedenle davet yalnızca tarih bildiren bir mesaj değildir. Kim arıyor, hangi uyuşmazlık için arıyor, kişinin ne yapması gerekiyor ve bilgiyi nasıl doğrulayacağı açık olmalıdır.

İlk toplantının amacı da hemen rakam konuşup imza atmak değildir. Tarafların süreci, rolleri, gizliliği, ücreti ve uyuşmazlığın kapsamını anlaması gerekir.

Arabulucu taraflara nasıl ulaşır?

Dava şartı arabuluculukta büro, tarafların iletişim bilgilerini görevlendirilen arabulucuya verir. Arabulucu bu bilgileri esas alır; ihtiyaç duyarsa araştırma da yapabilir.

Kanun, arabulucunun elindeki bilgiler itibarıyla her türlü iletişim vasıtasını kullanarak tarafları görevlendirme konusunda bilgilendirmesini ve ilk toplantıya davet etmesini öngörür.

Kullanılabilecek araçlar arasında somut koşullara göre:

• Telefon,
• Kısa mesaj,
• E-posta,
• Yazılı davet,
• Uygun elektronik iletişim yöntemleri bulunabilir.

Arabulucu yaptığı bilgilendirme ve davet işlemlerini belgeye bağlar.

Davet her zaman resmî tebligat değildir

Arabulucunun telefon, mesaj veya e-postayla yaptığı davet, her durumda Tebligat Kanunu uyarınca yapılan mahkeme tebligatıyla aynı değildir.

Bu fark nedeniyle şu iki yanlış düşünceden kaçınılmalıdır:

• “Eve tebligat gelmedi; davet yok sayılır.”
• “Telefonla arandım; bu kesin olarak mahkeme tebligatıdır.”

Arabuluculuk daveti kendi kanuni çerçevesinde değerlendirilir. Arabulucunun hangi bilgiyi kullandığı, ne zaman ve nasıl ulaştığı, görüşmenin içeriği ve işlemi nasıl belgelediği önemlidir.

Davetin gerçek olduğunu nasıl anlarsınız?

Tanımadığınız numaradan gelen aramada kişisel veri veya belge paylaşmadan önce doğrulama yapın.

Arayan kişiden şu bilgileri isteyebilirsiniz:

• Adı ve soyadı,
• Arabulucu sicil numarası,
• Görevlendiren arabuluculuk bürosu,
• Dosya veya başvuru numarası,
• Uyuşmazlığın genel konusu,
• Güvenli geri dönüş bilgisi.

Arabulucunun sicil kaydı, Arabuluculuk Daire Başkanlığının güncel arabulucular listesinden kontrol edilebilir. Gerekirse ilgili adliye arabuluculuk bürosuyla iletişim kurulabilir.

Dolandırıcılık işaretleri

Şu talepler şüpheyle karşılanmalıdır:

• “Hemen ödeme yapmazsanız tutuklanırsınız” tehdidi,
• Kart şifresi veya internet bankacılığı parolası istemek,
• Bilinmeyen kişisel hesaba acil para göndermeyi istemek,
• Arabuluculuk dosyasını doğrulamanıza izin vermemek,
• Uygulama yükletmek veya cihazınıza uzaktan erişmek istemek,
• Arabulucunun hâkim gibi kesin karar verdiğini söylemek.

Gerçek bir dosyanın varlığı, telefonda istenen her bilginin güvenli olduğu anlamına gelmez.

Davette hangi bilgiler bulunmalıdır?

İyi bir davet en azından şu konuları anlaşılır biçimde içerir:

• Arabulucunun kimliği,
• Görevlendirme veya seçim bilgisi,
• Uyuşmazlığın tarafları,
• Uyuşmazlığın genel konusu,
• Toplantı tarihi ve saati,
• Toplantının yüz yüze veya çevrim içi olması,
• Fiziksel adres veya güvenli bağlantı yöntemi,
• Katılım ve temsil için gerekli belgeler,
• İletişim ve mazeret bildirme yöntemi,
• Temel ücret ve süreç bilgilendirmesinin ne zaman yapılacağı.

Davet, uyuşmazlığın bütün gizli ayrıntılarını telefon mesajında açıklamamalıdır. Yanlış kişiye ulaşma ihtimali gözetilmelidir.

Avukat varsa asıl taraf da bilgilendirilir

Dava şartı arabuluculukta kanun, avukatı bulunsa bile asıl tarafın da görevlendirme konusunda bilgilendirilmesini ister.

Bu düzenleme, avukatın rolünü ortadan kaldırmaz. Asıl tarafın sürecin varlığından haberdar olmasını sağlar.

Taraf ve avukat kendi aralarında şunları netleştirmelidir:

• Toplantıya kim katılacak?
• İletişimi kim yürütecek?
• Arabulucuya hangi numara ve e-posta verilecek?
• Yetki belgeleri hazır mı?
• Tarafın bizzat katılımı yararlı mı?

Telefonla ilk görüşmede ne konuşulur?

İlk telefon görüşmesi, uyuşmazlığın esasını ayrıntılı tartışmak için uygun olmayabilir. Önce kimlik ve güvenlik doğrulanmalıdır.

Arabulucu genel olarak:

• Görevlendirildiğini bildirir,
• Rolünü kısaca açıklar,
• Uyuşmazlık konusunu teyit eder,
• Katılımcı ve iletişim bilgilerini kontrol eder,
• Toplantı yöntemini konuşur,
• Uygun tarih belirlemeye çalışır,
• Özel ihtiyaçları sorar.

Taraf daha ilk aramada ayrıntılı teklif vermek zorunda değildir. “Belgelerimi ve avukatımla durumumu kontrol edip döneceğim” diyebilir.

Tarih belirlenirken

Toplantı tarihi, yalnızca arabulucunun takvimine göre belirlenmemelidir. Kanuni süre içinde kalmak şartıyla tarafların makul katılım imkânı gözetilir.

Taraf şu bilgileri gecikmeden vermelidir:

• Önceden belirlenmiş önemli engel,
• Sağlık veya erişilebilirlik ihtiyacı,
• Tercüman gereksinimi,
• Avukatın veya karar yetkilisinin katılım durumu,
• Saat farkı veya şehir dışı bulunma,
• Güvenlik nedeniyle ayrı görüşme talebi.

“O gün işim var” demek yerine mümkünse engeli ve uygun alternatif tarihleri açıkça bildirin.

Katılamıyorsanız ne yapmalısınız?

Davet görmezden gelinmemelidir.

Katılım mümkün değilse:

1. Arabulucuya mümkün olan en kısa sürede ulaşın.
2. Katılamama nedenini açıkça bildirin.
3. Varsa belgeyi iletin.
4. Alternatif tarih veya katılım yöntemi önerin.
5. Bildirimin ulaştığını doğrulayın.
6. Yazışma ve belgelerin örneğini saklayın.

Geçerli mazeretin nasıl değerlendirileceği somut duruma bağlıdır. Arabulucuya haber vermek, mazeretin otomatik kabul edileceğini garanti etmez; ancak sessiz kalmaktan daha güvenli ve belgelendirilebilir bir davranıştır.

İlk toplantıya katılmamanın sonucu

Dava şartı arabuluculukta ilk toplantıya geçerli mazeret olmadan katılmamaya kanun mali sonuçlar bağlamıştır. Bununla birlikte genel düzenlemeler Anayasa Mahkemesi kararlarına konu olmuş; tüketici uyuşmazlıklarında da tüketiciyi koruyan özel hükümler kabul edilmiştir.

Bu nedenle sonuç şu tek cümleyle açıklanamaz:

“Katılmayan taraf davada haklı olsa bile her durumda bütün giderleri öder.”

Toplantı tarihi, uyuşmazlık türü, hangi tarafın katılmadığı, mazeret, uygulanacak özel kanun ve Anayasa Mahkemesi kararlarının yürürlük etkisi birlikte değerlendirilmelidir.

Güvenli yaklaşım:

• Daveti doğrulayın,
• Görmezden gelmeyin,
• Katılın veya engeli zamanında belgeleyin,
• Güncel hukuki sonucu somut dosya bakımından kontrol edin.

İlk toplantıya kimler katılır?

Toplantıya:

• Taraflar,
• Kanuni temsilciler,
• Özel yetkili avukatlar,
• Koşulları varsa işverenin yazılı yetkilendirdiği çalışan,
• Kamu idaresinde kanuni komisyon,
• Çözüme katkı sağlayacak uzmanlar,
• Gerekli tercüman veya uygun destek kişileri katılabilir.

Her katılımcının rolü, yetkisi ve gizlilik yükümlülüğü başta açıklanmalıdır.

İlk toplantının açılışı

Arabulucu ilk toplantıda genel olarak şu sırayı izleyebilir:

1. Katılımcıları ve rolleri belirler.
2. Kimlik ve temsil belgelerini kontrol eder.
3. Tarafsızlıkla ilgili açıklama gereken durum varsa bildirir.
4. Arabuluculuğun ne olduğunu ve ne olmadığını anlatır.
5. İradilik, eşitlik ve gizlilik ilkelerini açıklar.
6. Ortak ve ayrı görüşme yöntemini anlatır.
7. Ücret ve masraf düzenini açıklar.
8. Uyuşmazlık başlıklarını taraflarla teyit eder.
9. Toplantı kurallarını belirler.
10. Taraflara söz verir.

Her dosyada aynı sıra zorunlu değildir. Ancak taraflar neye katıldıklarını anlamalıdır.

Kimlik kontrolü

Arabulucu, yanlış kişiyle görüşme veya yetkisiz imza riskini önlemelidir.

Yüz yüze toplantıda kimlik belgesi; çevrim içi toplantıda güvenilir kimlik doğrulama yöntemi kullanılır. Kimlik belgesinin gereksiz kopyalanması veya kişisel verilerin açık mesajla gönderilmesi ayrıca risklidir.

Kontrol için gerekli bilgi ile gereksiz veri toplama ayrılmalıdır.

Temsil yetkisi kontrolü

Toplantının başında:

• Vekâletname,
• Özel arabuluculuk ve sulh yetkisi,
• Şirket temsil ve imza düzeni,
• Çalışan yetkilendirmesi,
• Kamu komisyonu görevlendirmesi,
• Parasal ve işlemsel sınırlar kontrol edilmelidir.

Yetkisi yalnızca bilgi vermeye yeterli kişinin anlaşma imzalayabileceği varsayılmamalıdır.

Açılış kuralları

Tarafların güvenli ve verimli konuşabilmesi için basit kurallar belirlenebilir:

• Birbirinin sözünü kesmemek,
• Hakaret ve tehdit kullanmamak,
• Toplantıyı izinsiz kaydetmemek,
• Gizli bilgiyi korumak,
• Telefon kullanımını sınırlamak,
• Ara ve özel görüşme talebini nasıl ileteceğini bilmek,
• Teklifleri yanlış aktarmamak.

Kurallar tarafları susturmak için değil, konuşmayı mümkün kılmak için kullanılır.

İlk açıklamalar

Taraflardan her biri olayları kendi bakış açısından anlatır. Bu aşamada amaç hemen cevap yetiştirmek değil, uyuşmazlığın nasıl görüldüğünü anlamaktır.

İyi bir ilk açıklama:

• Kısa bir zaman çizelgesi sunar,
• Temel talebi belirtir,
• Önemli belgeyi gösterir,
• Çözülmesi gereken konuyu açıklar,
• Hakaret ve kişilik değerlendirmesinden kaçınır.

“Karşı taraf her zaman kötü niyetlidir” yerine “15 Mart teslim tarihi kararlaştırılmıştı; teslim 10 Nisan’da yapıldı ve bu nedenle şu kaybı yaşadığımızı düşünüyoruz” demek daha işlevlidir.

İlk toplantıda hemen teklif vermek zorunda mısınız?

Hayır. Dosya yeterince hazırlıklıysa ilk toplantıda teklif verilebilir. Bilgi eksikse belge paylaşımı, hesap veya uzman görüşü için ara verilebilir.

Teklif vermeden önce:

• Talebin kapsamını,
• Karşı tarafın temel itirazını,
• Yetki sınırlarını,
• Vergi ve kesinti etkisini,
• Ödeme veya teslim kapasitesini anlamak yararlıdır.

Arabuluculuk süresi kısa olabilir; fakat hız, anlaşılmayan teklifin kabul edilmesini gerektirmez.

İlk toplantının olası sonuçları

İlk toplantı şu sonuçlardan biriyle bitebilir:

• Tam anlaşma,
• Kısmi anlaşma,
• Yeni toplantı kararı,
• Belge veya hesap için ara,
• Uzman görüşü alma kararı,
• Taraflardan birinin çekilmesi,
• Anlaşamama,
• Ulaşılamama veya katılım olmaması nedeniyle sona erme,
• Elverişsizlik nedeniyle sona erme.

İlk toplantıda anlaşma çıkmaması, sürecin başarısız olduğunu göstermez. Bazı dosyalarda karar için birden fazla toplantı gerekir.

İlk toplantı sonrası not

Toplantıdan sonra kendi kaydınız için şu bilgileri yazın:

• Kimler katıldı?
• Hangi konular görüşüldü?
• Hangi belgeler istendi?
• Hangi teklifler açıkça iletildi?
• Bir sonraki adım nedir?
• Son tarih var mı?
• Kim hangi işi yapacak?

Gizlilik nedeniyle notlar güvenli saklanmalıdır. Not almak, gizli ses kaydı yapmakla aynı değildir.

Kurgusal örnek: Daveti dolandırıcılık sanmak

Bu olay kurgusaldır. Gerçek kişi veya dosyaya dayanmaz.

Ayşe’ye tanımadığı bir numaradan kira uyuşmazlığı için arabuluculuk mesajı gelir. Mesajda yalnızca bir ad ve toplantı saati vardır. Ayşe bağlantıya tıklamaz ve kişisel bilgi vermez.

Arayan kişiden sicil numarasını, büro ve dosya bilgisini ister. Adalet Bakanlığının güncel arabulucu listesinden adı kontrol eder; ilgili adliye bürosundan dosyayı doğrular.

Dosyanın gerçek olduğu anlaşılınca arabulucuyla güvenli numaradan görüşür. O tarihte şehir dışında olacağını yazılı bildirir ve çevrim içi katılım ister.

Ayşe ne daveti körü körüne kabul etmiş ne de görmezden gelmiştir. Önce doğrulamış, sonra zamanında cevap vermiştir.

Sık yapılan hatalar

“Resmî tebligat gelmediyse arabuluculuk daveti yoktur”

Yanlış. Arabulucu elindeki bilgilerle farklı iletişim araçlarını kullanabilir ve işlemlerini belgelendirir.

“Arayan kişi dosya numarasını biliyorsa güvenlidir”

Tek başına yeterli değildir. Sicil ve büro bilgisi bağımsız kanaldan doğrulanmalıdır.

“Avukatım varsa benim bilgilendirilmeme gerek yok”

Dava şartı sistemde asıl taraf da görevlendirme konusunda bilgilendirilir.

“Katılamıyorsam cevap vermemek en iyisidir”

Yanlış. Engel gecikmeden bildirilmeli ve mümkünse belgelenmelidir.

“İlk toplantıda mutlaka son rakam verilmelidir”

Yanlış. Bilgi, hesap veya yetki eksikse ara ve yeni toplantı değerlendirilebilir.

Davet ve ilk toplantı kontrol listesi

• Arayan kişinin adını ve sicil numarasını aldım.
• Büro ve dosya bilgisini bağımsız kanaldan doğruladım.
• Şüpheli bağlantıya tıklamadım ve parola paylaşmadım.
• Toplantı tarihi, saati ve yöntemini yazılı olarak teyit ettim.
• Katılamıyorsam engeli hemen bildirdim.
• Kimlik ve temsil belgelerini hazırladım.
• Avukat, uzman, tercüman veya karar yetkilisinin katılımını planladım.
• Gizlilik ve kayıt kurallarını öğrendim.
• İlk açıklamamı kısa ve olay odaklı hazırladım.
• Toplantı sonunda sonraki adımı ve tarihi not edeceğim.

Kısa sorular

Arabulucu beni WhatsApp’tan davet edebilir mi?

Kanun her türlü iletişim vasıtasının kullanılmasına izin verir. Kullanılan yöntemin kişiye ulaşması, bilgilendirme içeriği, gizlilik ve işlemin belgelenmesi önemlidir.

Telefonu açmadıysam dosya kapanır mı?

Tek bir cevapsız aramanın sonucu somut dosyaya göre değerlendirilir. Arabulucunun ulaşma çabaları ve elindeki bilgiler önemlidir. Mesajı fark ettiğinizde gecikmeden iletişim kurun.

İlk toplantıya yalnız katılabilir miyim?

Evet. Ancak uyuşmazlığın riskine göre avukat, tercüman, uzman veya destek ihtiyacınızı değerlendirin.

Toplantıda karşı tarafla aynı odada olmak zorunda mıyım?

Hayır. Ayrı görüşme veya çevrim içi katılım değerlendirilebilir. Güvenlik riski varsa bunu toplantıdan önce arabulucuya bildirin.

Mevzuat ve güncellik notu

Bu bölüm hazırlanırken 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu’nun 8, 11, 15, 17 ve 18/A maddeleri; Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu Yönetmeliği; Türkiye Arabulucular Etik Kuralları ve ilk toplantıya katılmamanın sonuçlarına ilişkin güncel Anayasa Mahkemesi kararları kontrol edilmiştir.

Son kontrol: 6 Ağustos 2026 Uyarı: Bu bölüm genel bilgilendirme amacı taşır; kişiye özgü hukuki danışmanlık değildir.