Temsilciler, Şirket Yetkilileri, Uzmanlar ve Destek Kişileri

Arabuluculuk toplantısına katılan herkes aynı role sahip değildir. Bir kişi taraf adına karar verebilir; diğeri yalnızca teknik bilgi sağlayabilir. Bir başkası tercüme veya kişisel destek için bulunabilir.

En önemli ayrım şudur:

Toplantıya katılma yetkisi ile bağlayıcı anlaşma yapma yetkisi aynı şey değildir.

Şirket çalışanı uyuşmazlığı ayrıntılı biçimde bilebilir, fakat şirketi borç altına sokmaya yetkili olmayabilir. Bir mühendis teknik sorunu açıklayabilir, fakat taraf adına teklif kabul edemez. Bir aile üyesi destek olabilir, fakat uyuşmazlığın tarafının yerine imza atamaz.

Roller toplantıdan önce belirlenmezse saatlerce süren görüşme, “Merkezden onay alamadık” veya “İmza yetkim yokmuş” cümlesiyle sonuçlanabilir.

Temsil ne demektir?

Temsil, bir kişinin başka bir kişi veya kurum adına hukuki işlem yapmasıdır.

Temsil farklı kaynaklara dayanabilir:

• Kanun,
• Vekâletname,
• Şirket ana sözleşmesi veya temsil kararı,
• Ticaret sicilindeki yetki kaydı,
• Kurum içi yazılı görevlendirme,
• Mahkeme kararı,
• Özel kanundaki komisyon veya temsil düzeni.

“Beni o gönderdi” veya “Şirketin bütün işlerini ben yürütürüm” sözleri tek başına yeterli yetki belgesi değildir.

Kanuni temsilci

Kanuni temsilci, temsil yetkisini doğrudan kanundan veya yetkili makam kararından alır. Veli, vasi veya tüzel kişinin yetkili organı gibi farklı kanuni temsil biçimleri vardır.

Kanuni temsilcinin bulunması, her işlem için sınırsız yetkisi olduğu anlamına gelmez. Bazı işlemlerde:

• Mahkeme veya vesayet makamı izni,
• Diğer organ üyelerinin onayı,
• Belirli bir şekil,
• Kişinin bizzat karar vermesi gerekebilir.

Kısıtlılık, vesayet, çocukların hakları veya kişiye sıkı sıkıya bağlı haklar söz konusuysa genel arabuluculuk bilgisiyle hareket edilmemelidir. Temsil ve elverişlilik ayrıca incelenmelidir.

Şirket adına kim katılabilir?

Şirket adına toplantıya katılacak kişi, şirket türüne ve temsil düzenine göre belirlenir.

Bu kişi:

• Yönetim kurulu üyesi,
• Müdür,
• Ticari temsilci,
• Avukat,
• Özel olarak yetkilendirilmiş çalışan olabilir.

Ancak unvan tek başına yeterli değildir. “Genel müdür”, “finans direktörü” veya “insan kaynakları yöneticisi” unvanı taşıyan kişinin hukuken hangi işlemleri yapabileceği belgeden görülmelidir.

Şirket yetkisi için dört belge grubu

1. Şirketin güncel sicil bilgisi: Şirketi kimin ve nasıl temsil ettiği.
2. İmza düzeni: Tek imza mı, birlikte imza mı gerektiği.
3. İç karar veya görevlendirme: Belirli uyuşmazlık için verilen yetki.
4. Vekâletname veya yetki belgesi: Avukat ya da başka temsilci kullanılıyorsa yetki zinciri.

Şirket adına iki kişinin birlikte imzası gerekiyorsa tek kişinin toplantıya katılması müzakere için mümkün olabilir; fakat bağlayıcı imza aşamasında eksiklik doğabilir.

Yetkinin kapsamı

Temsilciye yalnızca toplantıya katılma yetkisi verilmiş olabilir. Oysa anlaşma için daha geniş yetkiler gerekebilir.

Yetki belgesinde somut dosyaya göre şu işlemler düşünülmelidir:

• Arabuluculuk başvurusu yapmak,
• Toplantıya katılmak,
• Bilgi ve belge sunmak,
• Teklif vermek ve almak,
• Belirli tutara kadar indirim yapmak,
• Taksit ve vade kararlaştırmak,
• Sulh olmak,
• İbra, feragat veya kabul içeren hüküm kurmak,
• Teminat vermek veya kaldırmak,
• Anlaşma belgesini imzalamak,
• Son tutanağı imzalamak.

Yetki sınırlıysa sınır toplantının başında arabulucuya ve gerektiği ölçüde diğer tarafa açıklanmalıdır.

Karar yetkisi olmayan temsilciyle müzakere

Karar yetkisi olmayan bir kişinin toplantıda bulunması bütünüyle yararsız değildir. Uyuşmazlığın geçmişini anlatabilir, şirketin ihtiyaçlarını açıklayabilir ve teklifleri karar merciine iletebilir.

Fakat bu modelin sınırları vardır:

• Her teklif için telefonla onay beklenebilir.
• Karar verici, görüşmenin bağlamını doğrudan duymayabilir.
• Teklif aktarılırken anlam kaybı olabilir.
• Toplantı gereksiz uzayabilir.
• Karşı taraf gerçek müzakere yapılmadığını düşünebilir.

Mümkünse karar yetkilisi toplantıya bizzat veya güvenli çevrim içi bağlantıyla katılmalıdır. Bu mümkün değilse onay yöntemi ve süre baştan belirlenmelidir.

İşverenin çalışanla temsili

7036 sayılı İş Mahkemeleri Kanunu, işverenin yazılı belgeyle yetkilendirdiği çalışanının arabuluculuk görüşmelerinde işvereni temsil edebilmesine ve son tutanağı imzalayabilmesine imkân tanır.

Bu özel düzenleme “Her çalışan şirket adına anlaşma imzalayabilir” anlamına gelmez.

Yazılı yetkilendirme:

• Temsil edilen işvereni,
• Yetkilendirilen çalışanı,
• Uyuşmazlığı veya dosyayı,
• Katılım ve imza kapsamını,
• Varsa parasal sınırı açıkça göstermelidir.

Anlaşma belgesinin imzalanması ile son tutanağın imzalanması aynı hukuki sonuç değildir. Çalışanın yalnızca son tutanak için yetkili olup olmadığı ayrıca kontrol edilmelidir.

Asıl işveren ve alt işveren

İşe iade talebinde asıl işveren–alt işveren ilişkisi varsa kanun özel bir kural getirir. Anlaşmanın gerçekleşebilmesi için işverenlerin görüşmelere birlikte katılması ve iradelerinin birbirine uygun olması aranır.

Bu nedenle taraflardan yalnızca bir işverenin katıldığı toplantıda işe iade konusunda bağlayıcı sonuç kurulabileceği varsayılmamalıdır.

Dosyada asıl işveren–alt işveren ilişkisi ihtimali baştan belirlenmeli ve gerekli taraflar davet edilmelidir.

Kamu idaresinin temsili

Kamu idaresinin taraf olduğu arabuluculukta sıradan şirket temsil düzeni uygulanmaz.

6325 sayılı Kanun, idarenin görüşmelerde üç kişilik bir komisyonla temsilini düzenler. Komisyon genel olarak üst yönetici tarafından belirlenen iki üye ile hukuk birimi amiri veya onun belirleyeceği avukat ya da hukuk müşavirinden oluşur.

Komisyon, görüşmeler sonunda gerekçeli rapor düzenler ve kanunda belirlenen süre boyunca saklar.

Kamu idaresi dosyalarında:

• Hangi kurumun taraf olduğu,
• Komisyonun usulüne uygun kurulup kurulmadığı,
• Üyelerin görevlendirme belgeleri,
• Anlaşma yetkisinin sınırı,
• Bütçe ve ödeme mevzuatı,
• Gerekli kurum içi onaylar ayrıca incelenmelidir.

Uzman kişiler

Kanun, uyuşmazlığın çözümüne katkı sağlayabilecek uzman kişilerin müzakerelerde hazır bulunmasına izin verir.

Uzman örnekleri:

• Mali müşavir,
• Mühendis,
• Mimar,
• Değerleme uzmanı,
• İnsan kaynakları veya ücret uzmanı,
• Doktor veya sağlık alanı uzmanı,
• Bilgi teknolojileri uzmanı,
• Sektörel teknik danışman.

Uzmanın rolü doğru tanımlanmalıdır. Uzman:

• Teknik bilgi verebilir,
• Hesap veya değerlendirme sunabilir,
• Seçeneklerin uygulanabilirliğini açıklayabilir,
• Tarafların sorularını cevaplayabilir.

Uzman, taraflar ayrıca açıkça kararlaştırmadıkça uyuşmazlık hakkında bağlayıcı karar vermez.

Taraf uzmanı ile ortak uzman arasındaki fark

Bir uzman yalnızca taraflardan biri tarafından seçilmiş ve ücretlendirilmiş olabilir. Bu kişi o tarafın teknik danışmanıdır.

Taraflar birlikte bir uzman seçerse ortak bir değerlendirme alınabilir. Bu durumda şu konular yazılı hâle getirilmelidir:

• Uzmanı kim seçti?
• Sorulacak teknik soru nedir?
• Hangi belgeler incelenecek?
• Ücreti kim ödeyecek?
• Görüş bağlayıcı mı, yalnızca bilgi amaçlı mı?
• Rapor gizli mi?
• Uzman daha sonra davada görev alabilir mi?

“Tarafsız uzman” ifadesi yalnızca ortak seçildiği için otomatik kabul edilmemelidir. Çıkar ilişkileri ve yöntem açıklanmalıdır.

Uzman bilirkişi değildir

Arabuluculukta bulunan uzman ile mahkemenin görevlendirdiği bilirkişi aynı role sahip değildir.

Mahkeme bilirkişisi yargılama kuralları içinde görev yapar ve raporunu mahkemeye sunar. Arabuluculuk uzmanı ise tarafların bilgi ihtiyacına katkı verir. Arabulucu uzmanı mahkeme gibi zorla görevlendiremez.

Uzman görüşü, tarafların kendi kararını vermesine yardım eder. Nihai kararı uzman değil taraflar verir.

Tercüman

Taraflardan biri görüşme dilini yeterince bilmiyorsa veya işitme/iletişim desteğine ihtiyaç duyuyorsa tercüman gerekebilir.

Tercüman:

• Söyleneni doğru ve eksiksiz aktarmalı,
• Kendi yorumunu eklememeli,
• Taraf adına cevap vermemeli,
• Gizlilik yükümlülüğünü anlamalı,
• Çıkar ilişkisini açıklamalıdır.

Aile üyesinin tercüman olması pratik görünse de gizlilik, doğruluk ve baskı riski yaratabilir. Özellikle önemli hukuki belgelerde bağımsız ve yeterli tercüman tercih edilmelidir.

Destek kişisi

Taraf, sağlık, engellilik, yaş, duygusal destek veya iletişim ihtiyacı nedeniyle yanında bir destek kişisi bulundurmak isteyebilir.

Destek kişisi avukat veya temsilci değildir. Rolü:

• Tarafın toplantıyı takip etmesine yardım etmek,
• Not düzenine destek olmak,
• Erişilebilirliği kolaylaştırmak,
• Duygusal güven sağlamaktır.

Destek kişisinin katılımı tarafların ve arabulucunun bilgisi dâhilinde düzenlenmelidir. Gizlilik yükümlülüğü açıklanmalı; kişinin taraf adına konuşup karar vermesine izin verilmemelidir.

Karşı taraf, destek kişisinin varlığının baskı veya dengesizlik yarattığını düşünüyorsa bu kaygı da değerlendirilmelidir.

Toplantıda kimlerin bulunduğu açık olmalıdır

Yüz yüze toplantıda odadaki, çevrim içi toplantıda ise ekranın dışında bulunan kişiler açıklanmalıdır.

Çevrim içi görüşmenin başında şu kontrol yapılabilir:

• Her katılımcı adını ve rolünü söyler.
• Odada başka biri bulunup bulunmadığı açıklanır.
• Kayıt yapılmadığı teyit edilir.
• Gerektiğinde kamera çevrilerek ortam gösterilir.
• Toplantıya sonradan katılan kişi tanıtılır.

Gizli bir danışmanın ekran dışında bulunması, güveni ve gizliliği zedeler.

İmza yetkisi son anda kontrol edilmemelidir

Yetki kontrolü toplantının başında yapılmalıdır. Anlaşma ortaya çıktıktan sonra eksik belge aramak hem zaman kaybettirir hem de teklifin geçerliliği konusunda tartışma yaratır.

Başlangıç kontrolünde:

• Kimlik,
• Taraf sıfatı,
• Temsil belgesi,
• Ticaret sicili ve imza düzeni,
• Vekâletname,
• Şirket veya kurum kararı,
• Parasal ve işlemsel yetki sınırı incelenir.

Belgenin güncel olması da önemlidir. Görevi sona ermiş bir yöneticinin eski imza sirküsü yeterli olmayabilir.

Kurgusal örnek: Teknik bilgi var, imza yetkisi yok

Bu olay kurgusaldır. Gerçek kişi veya dosyaya dayanmaz.

Bir yazılım şirketi ile müşterisi arasında sistemin geç teslim edildiği iddiası vardır. Toplantıya yazılım şirketinin proje yöneticisi katılır. Proje yöneticisi bütün teknik ayrıntıları bilir; fakat indirim veya tazminat kararı verme yetkisi yoktur.

Müşteri, gecikme bedelinden indirim karşılığında ek modül teklif eder. Proje yöneticisi çözümün teknik olarak mümkün olduğunu açıklar; fakat fiyat onayı veremez.

Arabulucu toplantıyı hemen anlaşmayla kapatmaz. Şirketin karar yetkilisinin çevrim içi katılımı sağlanır. Yetki sınırı ve mali onay doğrulandıktan sonra teklif yazılı hâle getirilir.

Burada proje yöneticisinin katılımı değerlidir; fakat tek başına yeterli değildir.

Sık yapılan hatalar

“Şirket çalışanıysa imza atabilir”

Yanlış. Unvan ve çalışma ilişkisi tek başına temsil ve sulh yetkisi vermez.

“Uzman rapor verirse konu çözülür”

Uzman görüşü bilgi sağlar; taraflar bağlayıcı kabul etmedikçe kararı yine taraflar verir.

“Aile üyesi tercümanlık yaparsa sorun olmaz”

Her zaman doğru değildir. Doğruluk, gizlilik ve baskı riski değerlendirilmelidir.

“Son tutanağı imzalama yetkisi anlaşma belgesini de kapsar”

Otomatik olarak kabul edilmemelidir. İki belgenin işlevi ve yetki kapsamı farklıdır.

“Karar yetkilisine telefonda özet vermek yeterlidir”

Her dosyada yeterli değildir. Karar vericinin bağlamı anlaması ve yetkisinin belgelenmesi gerekir.

Katılımcı ve yetki kontrol listesi

• Uyuşmazlığın gerçek taraflarını belirledim.
• Her katılımcının rolünü yazdım.
• Şirketin güncel temsil ve imza düzenini kontrol ettim.
• Sulh, teklif ve anlaşma imzası yetkilerini ayırdım.
• Parasal yetki sınırını öğrendim.
• Gerekli karar yetkilisinin toplantıya erişimini sağladım.
• Uzmanın taraf uzmanı mı ortak uzman mı olduğunu belirledim.
• Uzman ücretini ve görüşünün bağlayıcılığını netleştirdim.
• Tercüman veya destek kişisine gizliliği açıkladım.
• Çevrim içi ortamda görünmeyen katılımcı olmadığını kontrol ettim.

Kısa sorular

Şirket sahibi olmak tek başına imza yetkisi verir mi?

Her zaman değil. Şirketin türü, organ yapısı ve ticaret sicilindeki temsil düzeni kontrol edilmelidir.

İnsan kaynakları çalışanı işvereni temsil edebilir mi?

7036 sayılı Kanun kapsamındaki iş uyuşmazlıklarında işverenin yazılı belgeyle yetkilendirdiği çalışanı görüşmelerde işvereni temsil edebilir. Yetkinin kapsamı ve imzalanacak belge ayrıca kontrol edilmelidir.

Uzman toplantının tamamında bulunmak zorunda mı?

Hayır. İhtiyaç duyulan teknik bölüm için katılabilir. Gizlilik ve bilgi paylaşımı kuralları baştan belirlenmelidir.

Destek kişim benim yerime konuşabilir mi?

Destek kişisi kural olarak taraf veya temsilci değildir. Tarafın iletişimine yardım edebilir; ancak hukuki temsil ve karar yetkisi ayrıca belgelenmedikçe taraf adına işlem yapamaz.

Mevzuat ve güncellik notu

Bu bölüm hazırlanırken 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu’nun katılıma ve idarenin temsiline ilişkin 15. maddesi, 7036 sayılı İş Mahkemeleri Kanunu’nun işe iade, işveren çalışanının temsili ve katılıma ilişkin 3. maddesi ile Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu Yönetmeliği kontrol edilmiştir. Şirket ve kanuni temsil bakımından somut tüzel kişi türüne veya temsil ilişkisine özgü mevzuat ayrıca incelenmelidir.

Son kontrol: 6 Ağustos 2026 Uyarı: Bu bölüm genel bilgilendirme amacı taşır; kişiye özgü hukuki danışmanlık değildir.